Evento Reale chiama Assistente Virtuale

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Evento Reale chiama Assistente VirtualeCosa può fare un’Assistente Virtuale per un evento che si svolge dal vivo?

Un sacco di cose!

Prendiamo, per esempio, un’esposizione internazionale e un’imprenditore, con una propria attività artigianale, che vuole parteciparvi.
Organizzare un evento di questo tipo comporta tanto lavoro per lui: c’è il montaggio delle strutture dello stand, la scelta degli articoli da esporre, l’esposizione dei prodotti, la classificazione dei pezzi esposti, la preparazione di cataloghi e listini. Sono tutte attività che saturano le giornate. Oltre a ciò, tuttavia, vi è anche quella parte di comunicazione da seguire prima, durante e dopo la fiera: ed è qui che un’assistente virtuale può intervenire.

PRIMA

Inviare gli inviti
Gli inviti vengono rilasciati, sia in formato cartaceo che elettronico dall’ente organizzatore della manifestazione, ma devono essere tutti convalidati per ottenere il biglietto di ingresso. Ogni invito è dotato di un codice che va inserito sul sito web apposito, compilando anche un form con i dati personali del possessore; a fine procedura, arriva per email il biglietto di ingresso definitivo. Gli invitati saranno sicuramente più che contenti di ricevere il biglietto definitivo evitando l’iter della convalida.

Pubblicare/creare l’evento
Sul sito internet e sui profili Social. Su questi ultimi, postare le foto dei “lavori in corso” presso lo stand e magari un “assaggio” dei prodotti che verranno esposti.

DURANTE

Aggiornamenti
Pubblicare sui Social Media scatti dello stand con i visitatori, lo staff sul posto, ecc, insomma, tutto in tempo reale. Certo, è una cosa che può fare direttamente chi sta sul posto, basterebbero uno smartphone o un PC, ma…la linea internet è a pagamento, e soprattutto, chi è allo stand deve dedicare la propria attenzione ai clienti che sono stati invitati (e magari approfittano dell’occasione per ordinare le novità o riassortire) e ai potenziali nuovi acquirenti che vogliono conoscere i prodotti. Non c’è tempo per essere social allo stand!

Nuovi contatti
In queste rassegne internazionali si creano nuovi contatti, nuovi agganci che equivalgono a nuove possibilità di espansione per il proprio business. E’ fondamentale tenere traccia di chi ha visitato lo stand, i prodotti di interesse, cosa vuole ricevere il potenziale cliente, insomma è importante avere più informazioni possibili di ciascun contatto. Per questo possono bastare uno smartphone, Whatsapp o una app per la funzione scanner e un paio di minuti di tempo (magari rubati alla pausa pranzo!): foto o scansione dei biglietti da visita lasciati dai visitatori e messaggio con le informazioni prese in diretta. Niente più bigliettini “volanti” allo stand con scritte che, regolarmente, a fine manifestazione, risultano incomprensibili, ma un elenco già pronto e dettagliato di chi è passato, a cosa è interessato, cosa vuole ricevere.

DOPO

Ringraziamenti
Inviare un ringraziamento a tutti i visitatori passati dallo stand è un gesto di cortesia e di attenzione al cliente. E’ un’attività da fare immediatamente dopo l’evento, senza lasciar passare tanto tempo, magari il giorno dopo la chiusura…quando c’è lo smontaggio delle strutture, l’imballaggio dei prodotti, ecc!

Inviare documentazione
Nuovi listini e cataloghi a chi li ha richiesti (clienti, rappresentanti), foto e informazioni dettagliate dei prodotti a chi si occupa di e-commerce e vuole inserirli nelle vendite on line.

Aggiornamenti
Foto dei nuovi prodotti sul sito web e sui Social Media.

Di ritorno da una manifestazione di questo genere, non pensi che per quell’ imprenditore sia un bel vantaggio non avere le “scartoffie” da gestire e potersi dedicare da subito ad accontentare i propri clienti?

Susanna

Susanna

Assistente Virtuale at Active & Virtual
Dopo una pluriennale esperienza come Executive/Personal Assistant e un licenziamento ho deciso che era arrivato il momento dei grandi cambiamenti: sono diventata Assistente Virtuale, una professione che ho creato su misura per me.
Susanna

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