Lavoro da remoto: gli attrezzi del mestiere

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Lavoro da remotoPer poter svolgere al meglio il lavoro da remoto, il web mette a disposizione una serie di validissimi strumenti.

Sono software o piattaforme online che permettono di risparmiare tempo, rendono più fluido lo scambio di documenti e più sicuro l’invio di dati sensibili.

Chi decide di avvalersi per la prima volta dei servizi di un’Assistente Virtuale è, in genere, piuttosto diffidente riguardo allo svolgimento delle attività: ha dubbi su come si possano passare informazioni e dati riservati, su come avere la certezza che la persona stia veramente lavorando, su come monitorare l’andamento dei progetti.
Al di là che queste titubanze possono riguardare anche un dipendente che lavora in ufficio non solo chi lavora da remoto, grazie a questi strumenti è tuttavia possibile… ovviare a certi scetticismi.

Paymo 3. E’ un software online di Project Management che permette di gestire clienti, progetti, tenere il time tracking di ciascuna attività svolta, inviare report . Da poco tempo è disponibile la versione Beta con un’interfaccia più accattivante, più user friendly e in italiano (prima era in inglese). Al contrario della precedente versione, il Time Tracking è disponibile direttamente sul Dashboard, con il vantaggio quindi che basta accedervi e far partire subito il timer associandolo, sempre dal Dashboard, al progetto relativo.
E’ possibile aggregare più persone ad un progetto in corso, in modo che tutti siano al corrente dello stato dell’arte in tempo reale.
A fine progetto il report può essere personalizzato inserendo i dettagli che si vogliono visualizzare (su richiesta del cliente, in genere); è possibile inoltre emettere direttamente la fattura dal sistema.
Il Servizio Clienti è molto efficiente e veloce, però è solo in inglese.

Un altro strumento di Project/Client Management è Feng Office. E’ simile a Paymo 3 ma con più funzionalità. Oltre al Time Tracking, alla condivisone dei progetti e all’emissione di report e fatture, c’è la possibilità di avere il calendario in comune, di impostare promemoria, la rubrica, assegnare un numero infinito di indirizzi email (dipende anche dal profilo di abbonamento che si sceglie). Ha un costo più elevato rispetto ad altri sistemi simili, giustificato dalle potenzialità offerte. Anche il loro Servizio Clienti è efficiente e solo in inglese.

Dropbox è l’archivio tra le nuvole. Lo utilizzo per condividere documenti, file, foto, video. La versione gratuita ha un’ottima capienza di “storage”, è accessibile da qualsiasi dispositivo (Windows, Android, Iphone), di facile utilizzo ed è possibile condividere i file anche se il destinatario non ha un account Dropbox. Ne esiste anche una versione Business.

Lastpass. E’ la mia cassaforte! Quanto tempo si spreca per salvare le passwords? Ognuno ha il proprio sistema di memorizzazione: chi le riunisce tutte in un file, chi le salva nella mailbox come “Bozze”, io, per esempio, quando ricevevo la mail di conferma dal sito in cui mi ero iscritta, me la auto-inoltravo aggiungendo Utente e Password e poi archiviavo questa mail in una sottocartella. Fintanto che le passwords sono poche, passi; il problema però si pone quando cominciano ad essere di un certo numero (ed è facile, visto che ci vuole una password per qualsiasi sito!), Certo, c’è anche chi decide di utilizzare sempre la stessa password…ma lo fa a proprio rischio e pericolo e non mi sembra una cosa sensata quando si tratta di password “per lavoro”.
In ogni caso, dopo la “scoperta” di Lastpass, ho risolto il problema. Nel momento in cui si accede ad un nuovo sito Lastpass memorizza i dati di accesso e la volta successiva non sarà più necessario digitarli perché appariranno in automatico (la password non è visibile). Con Lastpass si possono anche generare passwords in modo che siano più sicure possibili oppure condividerle, senza che escano dalla “cassaforte”, purchè il destinatario abbia un account Lastpass.

HelloFax. Come si può dedurre è un sistema che consente di inviare fax dal web, senza necessariamente avere a disposizione “il fax” , inteso come macchina da ufficio. E’ uno strumento molto utile e la versione gratuita permette l’invio di 5 pagine al giorno siano esse parte di un unico invio oppure di 5 singoli (troppo pochi, dite? Sono ancora così tanti quelli che usano i fax???) con inserimento di firma elettronica e conferma di invio (che arriva per email). Le versioni a pagamento consentono ovviamente di inviare più pagine e anche di ricevere i fax.

Evernote .E’ il blocco note virtuale. E’ possibile “prendere” appunti scritti oppure fotografati oppure dettati direttamente. Si possono memorizzare link, post, promemoria e la sincronizzazione velocissima con i dispositivi mobili consente di accedere agli appunti in qualsiasi momento.
Non ti nascondo che io lo utilizzo anche per fare la spesa: registro la lista di ciò che mi serve e poi me la ascolto al supermercato!

Tutti questi strumenti offrono una prova gratuita (solitamente di un mese) oppure un profilo utente gratuito per chi è all’inizio della propria attività; tuttavia, pur acquistando un profilo a pagamento, i costi non sono mai esorbitanti.

Ovviamente esistono tanti altri strumenti simili, io ho elencato quelli che utilizzo normalmente e che quindi conosco meglio. Il web offre tutto ciò che serve per poter lavorare in team anche da remoto, monitorare in tempo reale l’andamento dei progetti , risparmiare tempo (e si sa che anche il tempo è denaro…) e proteggere la riservatezza.

Chissà se basterà a convincere i dubbiosi! Tu che ne pensi?

Susanna

Susanna

Susanna

Assistente Virtuale at Active & Virtual
Dopo una pluriennale esperienza come Executive/Personal Assistant e un licenziamento ho deciso che era arrivato il momento dei grandi cambiamenti: sono diventata Assistente Virtuale, una professione che ho creato su misura per me.
Susanna

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