Netiquette: segui le regole del bon ton nelle tue mail?

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NetiquetteLa Netiquette, il galateo del web, non sempre viene applicata nelle mail professionali

Netiquette, termine composto da Network (dall’inglese Rete) e da Etiquette (dal francese Buona Educazione) è un insieme di regole che disciplinano il comportamento degli utenti di Internet nella comunicazione verso il pubblico attraverso le email, newsletters, commenti, articoli e via dicendo.
Non sono regole imposte dalle legge, tuttavia il mancato rispetto di esse porta all’isolamento del soggetto “maleducato” da parte del pubblico della rete e, nei casi estremi, alla sua punizione con il ban, ovvero il blocco dell’IP, username e email.
Nel mio lavoro, sia come dipendente che come Assistente Virtuale, ho riscontrato che, raramente, il bon ton si utilizza nelle email.
L’uso delle email è largamente diffuso anche in Italia ormai: niente più corrispondenza cartacea, addio al caro, vecchio fax (quasi… a onor del vero, ne esistono ancora parecchi!), ma la maggior parte degli utenti non ha ben chiaro ancora oggi ciò che veramente significa inviare una email.
Che la si mandi ad un conoscente o ad un emerito sconosciuto, scrivere una mail non è mai un atto banale, nel primo caso bisogna porre attenzione affinché le parole rispecchino il giusto significato che si vuole dare loro, poiché non c’è l’espressione del viso a sottolinearlo (quindi, vai di smiley!); nel secondo caso, la prima mail di presentazione o di contatto rappresenta chi la scrive e, se è scritta male, rischia di compromettere il “dopo”.

Gli errori più comuni (secondo me)

L’oggetto. Spesso manca, così non si sa di cosa tratta la mail. Inserire un paio di parole nel campo dell’oggetto, in modo da permettere a chi riceve di identificare immediatamente l’argomento del messaggio, sarebbe utile e non è un grosso lavoro.
Il carattere. Ho letto in un blog un detto di provenienza probabilmente americana “If you use Comic Sans MS in a professional email you deserve to die” (Se usi il carattere Comic Sans MS in una email di lavoro meriti di morire): è vero, in Italiano, suona un po’ forte, ma è per sottolineare che il carattere utilizzato per scrivere le email è molto importante. Deve essere professionale, facilmente leggibile e il carattere Comic Sans MS indicato nel detto, come dice il nome, ricorda il carattere dei fumetti!
Le maiuscole. Nel linguaggio del web scrivere in lettere maiuscole equivale a “urlare”, cosa di per sè non propriamente ben educata, inoltre una email con scritte maiuscole viene penalizzata dai filtri antispam.
Dare riscontro. Ritengo che sia una sana abitudine da adottare quella di far seguire un velocissimo riscontro di conferma alle email che si ricevono, soprattutto quando la vera risposta da dare è elaborata e quindi non immediata. Basterebbe un “ok, ho ricevuto. Grazie, a presto”

Gli errori peggiori (sempre secondo me)

3 Inoltrare al mondo. Mi è capitato di vedere mail inviate ad un solo destinatario diretto e un paio in CC (copia conoscenza) trasformarsi, dopo qualche giorno, in editto per il popolo. A volte, occupava più spazio la lista dei destinatari del testo della mail! Se non è stato necessario includere tutti nel primo invio perché all’improvviso lo è divenuto al quarto??

2 Inoltrare al mondo/2 – Inviare con una mail unica il biglietto natalizio aziendale mettendo tutti i destinatari in copia cieca (CCN). Tristissimo e molto poco…natalizio

Non rileggere. E’ una pessima abitudine, purtroppo molto diffusa, che porta a fare pessime figuracce. Visto che parliamo la lingua più bella del mondo, perché bistrattarla?  “Buongiorno XXXX, avrà certamente ricevuto la mia mail dove GLI dicevo” oppure “la mia assistente può fare quel lavoro, daGLI le istruzioni”…da quando i pronomi personali sono diventati uno solo (maschile)? Sarà stato per via della crisi?? Con tutti questi tagli, ci abbiamo rimesso anche femminile e terza persona! Rileggere ciò che si scritto deve essere un “must”, un’azione da fare tassativamente.

Ma la vera ragione di questi errori è veramente da attribuire alla NON conoscenza della Netiquette? Eppure alcune di queste regole si basano solo sul buon senso. Non sarà forse perché non si trova mai il tempo per fermarsi un attimo e rivedere ciò che si è fatto? Se ritieni che proprio questo sia il motivo, qui trovi la soluzione.
Anche a te è capitato di trovare email “orfane di bon ton”?

Susanna

Susanna

Assistente Virtuale at Active & Virtual
Dopo una pluriennale esperienza come Executive/Personal Assistant e un licenziamento ho deciso che era arrivato il momento dei grandi cambiamenti: sono diventata Assistente Virtuale, una professione che ho creato su misura per me.
Susanna

2 thoughts on “Netiquette: segui le regole del bon ton nelle tue mail?

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