Per un’Assistente Virtuale il lavoro agile è tutti i giorni

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Per un’Assistente Virtuale il lavoro agile è quello di tutti i giorni!

Lavoro agileIeri a Milano c’è stata la Giornata del Lavoro Agile, per il terzo anno consecutivo diverse aziende hanno dato ai propri dipendenti la possibilità di lavorare da remoto, virtualmente, da casa o da centri di coworking . Le precedenti edizioni sono state un successo: meno traffico, meno stress, più produttività.

Grazie al web che offre molti strumenti che consentono di gestire diverse attività, è possibile svolgere il lavoro secondo i propri tempi, le proprie necessità, lontano dall’ufficio: per chi non ha mai lavorato con un collaboratore a distanza può essere difficile credere (o capire) che tutto può essere svolto comunque e in maniera ottimale.

Per un’Assistente Virtuale l’utilizzo di questi tools è all’ordine del giorno, così come il lavoro agile: esiste uno strumento appropriato per ogni attività e si trova online.

Te ne indico alcuni: li uso io così come possono essere usati da chiunque lavori da remoto

Paymoapp/Fengoffice/Asana/Trello (per tutte le attività in generale)
Sono piattaforme di Project Management. Cosa significa? Significa che tutto ciò che è relativo ad un progetto in corso viene condiviso attraverso queste app, senza dover intasare la mailbox di clienti/colleghi ed evitando il rischio che alcune mail, magari importanti, passino inosservate. Tutto quello che riguarda l’andamento di un’attività, lo sviluppo, gli aggiornamenti viene caricato all’interno di queste piattaforme (documenti, email, tabelle, ecc) ed è automaticamente reso pubblico alle persone coinvolte nello stesso progetto.
Inoltre, è possibile monitorare il tempo di lavoro ed avere così un report finale con i dettagli delle attività svolte e della tempistica.
Scegliere la piattaforma è questione di…gusti! Hanno diverse caratteristiche in comune, alcune sono più semplici nella gestione di altre, ma lo scopo è uguale per tutte: facilitare il lavoro e la comunicazione tra gli utenti.

Skype Recorder
Lo utilizzo per le interviste. Mi è capitato infatti di intervistare per il mio blog dei personaggi pazienti e disponibili: chiamando con Skype, la telefonata viene registrata da Skype Recorder e automaticamente salvata su PC.
E’ utile anche per le skype call con i nuovi clienti, si evita così di dover prender appunti su quanto viene discusso e magari di sbagliarsi nella fretta di scrivere.

Audacity
E’ uno studio di registrazione virtuale. Consente di lavorare sui file audio, è possibile importare musica, suoni, produrre effetti speciali, registrare. Personalmente lo utilizzo per diverse cose:
– per le trascrizioni audio (o sbobinature) perché mi consente, per esempio, di quantificare le pause e quindi di non conteggiarle (il costo delle trascrizioni viene calcolato per minuto/audio, le pause sono escluse).
– per editare i file audio delle interviste di cui ti parlavo prima
– per registrare i podcast

Lastpass
Quante password abbiamo? Troppe…c’è una password per qualsiasi cosa. E il problema è ricordarsele, anzi più che altro trovare un sistema efficace e sicuro per averle a portata di mano nel momento del bisogno.
Ecco, questo sistema si chiama Lastpass. Funziona come una cassaforte, quando ti registri per la prima volta in un sito, Lastpass memorizza utente e password e la volta successiva non avrai più bisogno di ricordarti i dati di accesso perché verranno forniti automaticamente dal sistema. In sostanza, devi ricordarti solo UNA password: quella di accesso a Lastpass.
E’ un ottimo strumento anche per trasferire passwords, evitando di mandarle via email, via skype o altro: basta semplicemente che il destinatario sia registrato come utente sulla piattaforma e i dati sensibili possono essere trasferiti da cassaforte a cassaforte.

Fatture in cloud/Freshbooks
Sono piattaforme per la gestione contabile del business e quindi l’emissione di fatture. Freshbooks è graficamente più accattivante, ma, essendo americana, non è progettata per la contabilità italiana, che, sappiamo bene, è tutt’altro che semplice.
Al contrario, Fatture in cloud è una piattaforma italiana quindi predisposta per considerare le varie tassazioni, esenzioni, non imponibilità e chi più ne ha più ne metta! E’ possibile personalizzare il proprio modulo di fattura, creare il database dei clienti/fornitori, e, una volta impostato il proprio profilo con relativo regime fiscale, per emettere la fattura basta inserire la descrizione del servizio o del prodotto, la quantità e il costo unitario. Tutto il resto viene calcolato automaticamente. E’ un programma davvero molto completo.

Come vedi, c’è uno strumento, una app, una piattaforma per ogni tipo di attività: quasi tutti offrono la possibilità di utilizzo gratuito con determinate funzionalità, a pagamento con più funzionalità oppure periodi di prova gratuita, sono tools che consentono di lavorare tranquillamente da remoto senza compromettere la produttività o la sicurezza.

Mi auguro che, in futuro, le giornate di lavoro agile siano sempre di più di una all’anno, ma, nell’attesa, ti chiedo: conosci questi strumenti di lavoro? Ti è capitato di usarli lavorando da remoto?

Susanna

Susanna

Assistente Virtuale at Active & Virtual
Dopo una pluriennale esperienza come Executive/Personal Assistant e un licenziamento ho deciso che era arrivato il momento dei grandi cambiamenti: sono diventata Assistente Virtuale, una professione che ho creato su misura per me.
Susanna

4 thoughts on “Per un’Assistente Virtuale il lavoro agile è tutti i giorni

  1. Generosa ed efficacissima Susanna,
    come non lodare il tuo instancabile impegno fatto soprattutto di stimolanti opportunità?
    Ti sono veramente grato e ti porgo sinceri complimenti!
    Renato

  2. Concordo pienamente con Renato! Molto utile conoscere gli strumenti accessibili e disponibili per me che sto per intraprendere la tua professione. Grazie di cuore! 🙂
    E complimenti per il blog! Ciao Tiziana

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